淺談內(nèi)部審核在質(zhì)量管理體系中的作用

內(nèi)部審核工作是質(zhì)量管理體系正常運行的重要環(huán)節(jié)，是有效開展工作的必要內(nèi)容，是確保工作有效性的必然要求。正確認識和深入理解內(nèi)部審核工作在質(zhì)量管理體系中的目的和意義，將有助于內(nèi)部審核的順利實施，充分發(fā)揮其在質(zhì)量管理體系中的監(jiān)督促進作用。

1、內(nèi)部審核的目的和作用

1．1 內(nèi)部審核的定義：內(nèi)部審核是由質(zhì)量負責人根據(jù)預定的日程和內(nèi)部評審程序負責策劃和組織，內(nèi)審員負責實施，周期地對組織的活動進行全面的內(nèi)部審核，以驗證組織的各項運作是否持續(xù)符合質(zhì)量體系和準則的要求。

1．2 內(nèi)部審核的目的：內(nèi)部審核是為了確保質(zhì)量體系和技術(shù)動作的有效性和符合性，及時采取糾正或預防措施，以實現(xiàn)管理體系的持續(xù)改進。

1．3 內(nèi)部審核的作用：質(zhì)量體系的運行需要持續(xù)地進行監(jiān)控，才能發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，這種連續(xù)監(jiān)控主要是通過內(nèi)部審核進行的，對質(zhì)量體系的保持和改進起著參謀作用。

1．3．1 評價防止不符合項的發(fā)生：通過定期監(jiān)督檢查質(zhì)量體系工作的開展情況，發(fā)現(xiàn)并解決 執(zhí)行 與 程序文件 的有效性和符合性問題，從而保障質(zhì)量體系工作正常有序的進行和運轉(zhuǎn)。

對管理者的決策、質(zhì)量方針和目標、組織自身的規(guī)定、合同的要求等方面進行檢查和審核，評價其有效性和效率；

驗證組織自身的質(zhì)量管理體系是否持續(xù)有效的實施和保持；

依據(jù)質(zhì)量管理體系的要求和標準，對組織一系列的活動和過程進行檢查，評價組織自身的質(zhì)量管理體系是否符合質(zhì)量方針、程序和管理體系及相應法規(guī)的要求。

1．3．2 滿足客戶要求和符合法律要求的能力：通過內(nèi)部審核檢查質(zhì)量體系工作中的漏洞，為進一步完善質(zhì)量管理體系提供可靠依據(jù)，及早發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施，構(gòu)成一定的反饋系統(tǒng)，促進質(zhì)量提高、顧客持續(xù)滿意、滿足法規(guī)要求和質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進。

1．3．3 提供客觀公正的證據(jù)：內(nèi)部審核作為一種重要的管理手段，能及時發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正和預防措施，為持續(xù)改進提供信息，使質(zhì)量管理體系的有效進行。

1．4 內(nèi)部審核的原則：內(nèi)部審核是有計劃、有步驟的正規(guī)活動，有程序可循，為確保內(nèi)部審核的有效性和效率，應堅持審核的客觀性、獨立性和系統(tǒng)方法三個核心原則。

1．4．1 審核的客觀性：即內(nèi)部審核所獲得的審核證據(jù)必須是與審核準則有關(guān)的，并且能夠證實的記錄、事實陳述或其它信息；審核應對收集到的證據(jù)根據(jù)審核準則進行客觀評價，以形成審核發(fā)現(xiàn)，審核發(fā)現(xiàn)可以是符合項，也可以是不符合項，它包括審核證據(jù)、審核準則和比較評價三個要素；審核是一個形成文件的過程，應通過文件形式以確保審核的客觀性。

1．4．2 審核的獨立性：內(nèi)部審核是被授權(quán)的活動，授權(quán)可來自管理者的決策、實驗室的規(guī)定、合同的要求、審核委托方以及法律法規(guī)的要求等；內(nèi)審員應具有開展相應內(nèi)審工作的能力，且是與受審核活動無直接責任的人員，在整個內(nèi)審過程中應保持公正、避免利益沖突，審核組成員應遵守職業(yè)規(guī)范，如辦事準則、保密意識、其他素養(yǎng)等，堅持在審核準則和審核證據(jù)的基礎(chǔ)上，對被審核部門進行客觀評價，在不能證明受審方有錯或是在提不出反審核證據(jù)時，應認為其是對的，應判為符合。

1．4．3 審核的系統(tǒng)方法：主要表現(xiàn)在審核的系統(tǒng)性是在一定的 審核范圍 內(nèi)實現(xiàn)的，在審核前，首先應確定審核范圍，并進行策劃，以確保其實施的有效性、一致性以及審核結(jié)論的可信性，審核應按計劃和檢查表進行，要強調(diào)對領(lǐng)導層的審核；審核是利用已建立的方法和技巧，保證審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的可信性和充分性，因此不同的內(nèi)審員對同一對象的審核應得出類似的結(jié)論；審核包括文件審核和現(xiàn)場審核兩個方面，在文件審核符合的情況下，才能進行現(xiàn)場審核，前者著重于其符合性、充分性、適宜性和可操作性，后者則著眼于其符合性、充分性、有效性和效率；審核包括符合性、有效性和達標性三個層次，所謂符合性是指質(zhì)量活動及有關(guān)結(jié)果是否符合準則，有效性是指審核準則是否被有效實施，達標性是指審核準則實施的結(jié)果是否達到預期的目標，只有包括了這三個層次的內(nèi)容，才能構(gòu)成一次完整的審核。

2、如何有效發(fā)揮內(nèi)部審核的作用

2．1 內(nèi)部審核工作計劃的完整性：開展內(nèi)審前，應有一個策劃的過程，并確定審核范圍。策劃結(jié)果應形成書面文件，主要包括審核計劃、審核組、審核用工作文件和資料（包括文件初審）、通知審核等。內(nèi)部審核計劃通常按部門或活動（過程）來編寫，檢查表應列出被審核部門的主要過程和活動的審核內(nèi)容和審核方法。通過內(nèi)審策劃，應做到計劃落實、責任落實、工作文件落實。審核的方式多種多樣，有訪談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場觀察與核對、收集證據(jù)、檢查操作、對實際活動與結(jié)果的驗證、數(shù)據(jù)的匯總和分析、業(yè)績指標、來自其它方面的報告客戶反饋和外部報告等，內(nèi)審員可依照各部門的工作性質(zhì)靈活采用。內(nèi)部審核必須包括符合性、有效性、達標性三個依次遞進的方面，才能構(gòu)成一次完整的審核。

2．2 內(nèi)部審核工作的有效性

2．2．1 內(nèi)審員良好的個人素質(zhì)是內(nèi)部審核工作順利開展的先決條件。 內(nèi)審員在內(nèi)部審核中發(fā)揮著重要作用，對質(zhì)量體系的正常運行和改進起著監(jiān)督、參謀等作用，高素質(zhì)的內(nèi)審員是成功內(nèi)審的基礎(chǔ)[4]。內(nèi)審員應保持相對獨立性/公正性，為人正直，一般從具有一定工作實踐經(jīng)驗的人員中選擇，必須充分符合 標準 所提出的諸多條件，包括對受教育、工作經(jīng)歷、個人素質(zhì)和審核經(jīng)歷等，內(nèi)審員既要精通質(zhì)量標準，又要熟悉管理狀況，管理者要明確并非 一經(jīng)培訓，證書到手 ，就可以成為一名稱職的內(nèi)審員，要 選好將 把好關(guān) ，不能使內(nèi)部審核工作變成 走過場 空架子 。其次，內(nèi)審員應做到虛心誠懇，在質(zhì)量體系的有效實施方面應具有模范帶頭作用，成為認真執(zhí)行和貫徹實施質(zhì)量體系的積極分子。在內(nèi)部審核中，內(nèi)審員必須有大局意識，增強質(zhì)量觀念，做好 四大員 ，即：準備階段做好策劃員，實施階段做好評審員，收尾階段做好信息員，驗收階段做好監(jiān)督員，高素質(zhì)的內(nèi)審員不僅要及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量體系運行中的不符合或缺陷，還要挖掘質(zhì)量體系低效及潛在問題。

2．2．2 管理者的領(lǐng)導方法和方式是確保內(nèi)部審核工作質(zhì)量的關(guān)鍵。內(nèi)部審核是管理者介入質(zhì)量管理的一項重要工具，其目的是保持質(zhì)量體系正常、有效地運行。管理者工作的內(nèi)容應具有全面性，切實做到以下幾點：

熟悉工作內(nèi)容，把握全局。

提供良好的內(nèi)部審核環(huán)境和設(shè)施。

精心挑選一支素質(zhì)合格、技術(shù)過硬的內(nèi)審員隊伍，多提供強化內(nèi)部審核員素質(zhì)的機會，提高內(nèi)部審核員隊伍的整體業(yè)務水平。

確保內(nèi)部審核報告客觀、公正、準確，對含糊的結(jié)果親自過問、審核；針對內(nèi)部審核過程中查出的漏洞制定組織糾正措施并監(jiān)督實施。

2．2．3 管理者和各個部門的認識、支持和配合是內(nèi)部審核工作的主要動力來源。

2．2．3．1 內(nèi)部審核是一種持續(xù)的內(nèi)部管理行為，沒有管理者的支持，內(nèi)部審核就難以開展，也不會取得應有的效果。

2．2．3．2 內(nèi)部審核也是一種自覺的內(nèi)部管理行為，而不是一項被動的應付性活動，因此，內(nèi)部審核需要各個被審核部門的理解、支持和配合。內(nèi)部審核是一項從體系現(xiàn)狀開始，以發(fā)現(xiàn)問題為先導，以解決問題為目的而進行的定期審核工作，如果沒有這一環(huán)節(jié)就無從發(fā)現(xiàn)和解決問題，同時也不能保證各項工作的可靠性和有效性，更沒有能力對質(zhì)量體系的全過程實施監(jiān)督。任何一個體系總是存在或多或少的問題，任何一個部門或一項活動都不例外，質(zhì)量改進是無止境的，因此，內(nèi)部審核是為體系而服務的，是為了持續(xù)改進，而不是為了懲罰錯誤。

3、內(nèi)部審核后續(xù)工作的完善

內(nèi)部審核的基本目的在于評價是否需要采取改進措施，內(nèi)部審核是管理體系質(zhì)量改進活動的一個重要的、正常的信息來源、依據(jù)和推動力，每次內(nèi)審之后，都應導致質(zhì)量改進行為取得成果，這是衡量內(nèi)部審核實際效果的基本標志之一。內(nèi)部審核后續(xù)工作包括被審核部門實施對內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的問題提出的糾正措施以及內(nèi)部審核員對其實施情況的跟蹤審核和驗證工作。這兩項工作的落實直接關(guān)系到內(nèi)部審核工作的成效，是完善計量體系的重要組成部分，是提高管理工作水平的有效途徑，必須把內(nèi)部審核過程和內(nèi)部審核后的整改放在同等重要的位置，充分發(fā)揮內(nèi)部審核工作的全部功效，完善質(zhì)量管理體系。

總之，質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是組織在建立、運行體系以后必須進行的一項管理活動。內(nèi)部審核工作使質(zhì)量管理體系的運行能夠符合組織策劃的安排，能夠?qū)崿F(xiàn)組織所確定的目標，能夠保證體系有效運行、持續(xù)改進，并處于一種動態(tài)平衡狀態(tài)。只有采取這種監(jiān)督反饋措施，發(fā)揮其實際作用，才能做好工作，使整個質(zhì)量管理體系在運行過程中隨時調(diào)整不合理的地方，確保其符合性和有效性，使其在正常軌道上運行，從而構(gòu)成對質(zhì)量體系的管理，確認和情況反饋的全部閉環(huán)過程。