SA8000體系文件編寫的步驟與技巧

體系文件編寫的步驟

　　每個公司由于管理水平和人員素質各不相同，編寫體系文件的步驟可能各不相同，一般可以按以下步驟進行。

　�。�1） 根據公司需要，開展初始評審，識別社會責任因素及重大社會責任因素，制訂重大社會責任因素清單，編寫社會責任初始評審報告。

　�。�2） 根據社會責任政策、重大社會責任因素及技術經濟可行性，確定目標、指標和管理方案。

　�。�3） 根據SA8000標準要求編寫程序，其中標有*的為標準要求的程序。
　　a) 法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序；
　　b) 管理評審程序；
　　c) 員工培訓程序；
　　d) *對內對外溝通程序；
　　e) 文件記錄管理程序；
　　f) 應急反應與準備程序；
　　g) 運行監(jiān)督程序；
　　h) 不符合項、補救及糾正行動管理程序；
　　i) 內部審核程序；
　　j) *童工救濟行動程序；
　　k) *童工和未成年工教育程序；
　　l) *安全衛(wèi)生管理體系；
　　m) 危害識別、風險評價與風險控制程序；
　　n) *供應商控制程序。

　�。�4） 策劃運行控制程序和作業(yè)指導書。應注意，為了確保重大社會責任因素，特別是重大安全衛(wèi)生因素受到控制，避免發(fā)生重大勞動糾紛，減少工傷事故和職業(yè)病，應對每一個重大社會責任因素建立適當?shù)墓芾矸桨负瓦\行控制程序。

　�。�5） 將上述各程序規(guī)定的部門職責，經補充完善后，提煉到管理手冊相應的條款中。

　�。�6） 將上述各程序規(guī)定的主要內容，提綱摯領地提煉到管理手冊對應的要素中。

　　（7） 最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的要素，此部分應寫得詳細一些。

2.2 體系文件編寫的技巧

　　編寫社會責任管理體系文件可以按以下六條主線分頭編寫，一條線一個小組，每一條線中的手冊、程序和作業(yè)指導書乃至記錄格式都包含在內，這樣可以避免前后重復和矛盾。

　　（１） 第一條線：童工和未成年工
　�。ǎ玻� 第二條線：強迫勞動、歧視和懲罰性措施
　　（３） 第三條線：工作時間和工資報酬
　�。ǎ矗� 第四條線：安全衛(wèi)生
　　（５） 第五條線：結社自由和集體談判權
　�。ǎ叮� 第六條線：管理體系及供應商控制

編寫社會責任管理體系文件也可采取如下的編寫方式：

　�。�1） 自上而下依序展開方式。即按政策、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄的順序編寫，這樣有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且可能需要反復修改。

　�。�2） 自下而上的編寫方式。即按基礎性作業(yè)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種方法適用于管理基礎較好的公司，若如無總體規(guī)劃容易出現(xiàn)混亂。

　�。�3） 從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。即先編寫程序文件，再編寫管理手冊和基礎性作業(yè)文件。從分析活動、確定活動程序開始，將SA8000標準要求與公司實際緊密結合，可縮短文件編寫時間。